實驗室分析結(jié)果的可靠性和可信性是一個基本的期望和要求，以反映實驗室的實際工作。實驗記錄要想變得可靠和信賴，必須符合以下條件：

1、易讀性

所有實驗記錄應(yīng)當(dāng)遵循一致的語法規(guī)則。堅決避免采用俚語、暗號、吐火文等不易于理解的語言記錄。這也是實驗記錄要引入第二個人進(jìn)行見證的原因，見證人在這里要行使監(jiān)督權(quán)。

2、可歸屬性

任何一份實驗記錄的創(chuàng)建都要能歸屬到具體的作者，對于紙質(zhì)記錄而言由個人簽署并注明簽署日期。你得明白你簽署的是一份具有法律效力的文件，也許這份文件在法庭上作為呈堂證供，你應(yīng)該清楚你的簽名和含義。

3、實時性
所有記錄必須在具體活動發(fā)生的時間進(jìn)行撰寫。延遲撰寫將不可避免地影響到記錄的準(zhǔn)確性，有人會遺忘一些細(xì)節(jié)，而有人會產(chǎn)生錯誤的回憶。

4、原始性
所有記錄必須是第一手的記錄，而不能是二次記錄。該規(guī)定的目的主要是避免在謄抄時引入錯誤。

5、準(zhǔn)確性

實驗室記錄必須反映實際發(fā)生的事情。任何更改都不應(yīng)該擦除原始信息，采用修正液進(jìn)行涂改是絕不允許的。對記錄進(jìn)行修改必須有修改人員的簽名和修改日期，及修改理由。

6、完整性

數(shù)據(jù)的完整性對于不同的實驗類型來說具有不一樣的內(nèi)涵。數(shù)據(jù)的來源和數(shù)據(jù)的類型都會對完整性的保持提出不一樣的挑戰(zhàn)。通常，我們最易于在分析實驗室遭遇數(shù)據(jù)完整性問題，對于樣品分析來說，除了樣品本身的分析結(jié)果，還需要系統(tǒng)適用性測試報告、進(jìn)樣序列、數(shù)據(jù)處理方法、樣品制備過程等。如果樣品存在重復(fù)進(jìn)樣或重復(fù)分析，這些數(shù)據(jù)也要保留，否則將大大降低樣品分析結(jié)果的可信度。永遠(yuǎn)記住"沒有記錄就等于沒有發(fā)生"。

7、邏輯連貫性

這里的邏輯連貫性是指實驗室發(fā)生的一些列活動應(yīng)該具有時間上的邏輯性，包括時間上的順序，空間上順序。具體到樣品分析實驗來說，必須有合乎邏輯的先后發(fā)生順序。例如，HPLC的運(yùn)行在時間上不可能發(fā)生在樣品準(zhǔn)備之前，樣品的稱量時間與色譜的進(jìn)樣時間應(yīng)該有幾個小時的時間差，以備充足的時間準(zhǔn)備樣品。因此，所有的日期/時間簽署應(yīng)該符合邏輯，這也是現(xiàn)場核查時專家經(jīng)常檢查的地方。

8、不可刪出性

不可刪除性有兩方面的意思，一是在記錄的生命周期內(nèi)都要保持清晰可讀，二是一旦創(chuàng)建就不能刪除。手寫記錄輸入應(yīng)該用水筆書寫，而不是鉛筆。如果記錄是在熱敏紙上打印出來的，隨著時間的推移記錄會變暗，這時就需要及時地影印，并能確保與原件一致，將影印件附在原件后面。我們在實驗室經(jīng)常看到實驗記錄本里會粘貼很多打印件，那么在粘貼打印件時也要注意以下兩點：使用無酸膠水或工業(yè)級的透明膠帶簽名和日期時應(yīng)該采用騎縫的方式，即字跡跨越粘貼件和記錄本頁面。

9、可用性

所有記錄應(yīng)隨時可供檢查，審計。如果監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求審核某個文件，我們應(yīng)做到三十分鐘內(nèi)就能呈遞。因此，實驗室應(yīng)當(dāng)建立歸檔系統(tǒng)。記錄應(yīng)封存并以保持其完整性，如限制訪問的安全設(shè)施、有效的防火措施、防止受潮等等。